À quelles occasions vos données à caractère personnel sont collectées par la société AZ Assurances?

De manière générale, il vous est possible de visiter le site https://www.az-assurances.com (ci-après le « Site ») sans communiquer vos données à caractère personnel (ci-après les « Données »). Vous demeurez libre à tout moment de ne pas fournir vos données personnelles à la société AZ Assurances.
Cependant, une telle décision sera susceptible d’impacter votre utilisation du Site ou votre accès à certaines fonctionnalités.

En utilisant le Site, et notamment lorsque vous remplissez les formulaires « devis » vous êtes amenés à nous transmettre des informations, dont certaines sont de nature à vous identifier et constituent de ce fait des Données. Lors de la collecte de ces Données, vous serez informés si certaines Données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les Données identifiées par un astérisque (*) au sein de ces formulaires de collecte sont obligatoires. A défaut, l’exécution de votre demande pourra être restreinte. Vos Données seront collectées par la société AZ Assurances dans le cadre de relations établies entre vous et la société AZ Assurances, telles que :

• Relations d’affaires
• Rencontres professionnelles
• Partenariats
• Gestion de dossiers
• Missions de conseil, d’accompagnement et d’assistance

Pour quelles raisons vos données à caractère personnel sont traitées ?

Les Données traitées par la société AZ Assurances sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Ces finalités sont les suivantes :

• La passation, la gestion (y compris commerciale) et l’exécution de vos contrats d’assurance, ce qui peut inclure l’utilisation de votre numéro de sécurité sociale et l’accès au Registre National d’Identification des Personnes Physiques (RNIPP) dans les conditions requises et pour les cas énumérés dans la documentation publiée par la CNIL
• L’étude des besoins spécifiques pour proposer des produits ou services adaptés à vos besoins
• La lutte contre le blanchiment des capitaux et contre le financement du terrorisme, avec la mise en place d’une surveillance des contrats pouvant aboutir à la rédaction d’une déclaration de soupçon ou à une mesure de gel des avoirs, en application du Code monétaire et financier et dans le respect des autorisations obtenues auprès de la CNIL
• La lutte contre la fraude à l’assurance conformément aux autorisations obtenues auprès de la CNIL, pouvant conduire à une inscription sur une liste de personnes présentant un risque de fraude
• La collecte de Données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté soit au moment de la souscription du contrat d’assurance, soit en cours de son exécution ou dans le cadre de la gestion de contentieux, dans les conditions requises par les autorisations obtenues auprès de la CNIL
• Les opérations nécessaires à la mise en œuvre des garanties et des prestations notamment dans le cadre de la gestion des sinistres
• L’exercice des recours, la gestion des réclamations et des contentieux
• La gestion et réponse aux demandes adressées par divers biais, notamment e-mail
• La gestion et traitement des candidatures adressées à la société AZ Assurances, suivi des processus de recrutement des collaborateurs, salariés et stagiaires de la société AZ Assurances
• La communication relative aux activités et actualités de la société AZ Assurances (comprenant ce qui est appelé « revue d’actualité », « lettre d’information » ou « newsletter »)
• Le respect des obligations légales et réglementaires incombant à la société AZ Assurances (comprenant la gestion des demandes d’exercice des droits relatifs à la protection des données à caractère personnel).

Sur quelles bases légales ces traitements sont-ils effectués ?

La société AZ Assurances traite vos données personnelles sur plusieurs bases légales alternativement et notamment :

• L’exécution contractuelle ou précontractuelle existant entre vous et la société AZ Assurances
• L’expression de votre consentement libre, spécifique, éclairé et univoque au traitement de vos Données
• Le respect des obligations réglementaires incombant à la société AZ Assurances
• Lorsque l’intérêt légitime de la société AZ Assurances le justifie.

Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Les Données étant par nature confidentielles, elles ne seront communiquées qu’aux seules personnes en ayant strictement besoin dans le seul cadre de leur mission, et notamment :

• Les membres et personnels de la société AZ Assurances
• Les prestataires externes auxquels la société AZ Assurances fait appel pour les besoins de sa gestion administrative ou de communication (office manager externe, prestataires informatiques, experts comptables, prestataires marketing, etc.)
• Les prestataires externes auxquels la société AZ Assurances est susceptible de faire appel lorsqu’ils participent à la réalisation des finalités pour lesquelles vos Données sont collectées dans le cadre de la souscription et l’exécution de vos contrats d’assurance ou des services que vous utilisez (huissiers de justice, experts, avocats, etc.). Il peut s'agir d'autres sociétés d’assurance (par exemple dans le cas d’un sinistre), d’éventuels co-assureurs, réassureurs ou intermédiaires
• Les autorités administratives avec lesquelles la société AZ Assurances est amenée à collaborer (greffes, tribunaux, autorités administratives diverses).

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

La société AZ Assurances ne conserve vos Données que pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles celles-ci sont traitées.

La durée de conservation suivantes notamment sont appliquées :

• Données à caractère personnel des clients de la société AZ Assurances : le temps de la relation contractuelle, et jusqu’à l’épuisement du délai de prescription des actions applicables
• Données à caractère personnel des prospects la société AZ Assurances : trois ans à compter de la collecte ou le cas échéant du dernier contact émanant du dit prospect
• Données à caractère personnel des fournisseurs la société AZ Assurances : le temps de la relation commerciale et jusqu’à l’épuisement du délai de prescription des actions applicables
• Données à caractère personnel des candidats : le temps nécessaire au traitement de la candidature, puis en cas d’issue négative et à défaut d’accord de la personne concernée pour une durée plus longue, deux ans à compter du dernier contact.

Comment la société AZ Assurances assure la sécurité de vos données à caractère personnel ?

Afin de s’assurer que vos Données ne soient pas endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés, la société AZ Assurances a mis en place les mesures suivantes :

• La société AZ Assurances s’assure préalablement à chaque transmission que chaque personne accédant à vos Données est autorisée à obtenir communication de ces données, et est tenue à une stricte obligation de confidentialité
• La société AZ Assurances a mis en place des mesures techniques et organisationnelles permettant de garantir la sécurité de vos Données pendant toute la durée du traitement (obtention de garanties contractuelles solides, sécurisation de l’accès aux locaux, aux ordinateurs et aux serveurs, mise en place de procédures de gestion des habilitations, contrôles antiviraux et des pièces jointes, réplication des mesures de sauvegarde régulière, chiffrement des communications en SSL (“Secure Socket Layer” : protocole permettant l’échange de données de manière sécurisée) ou TLS ("Transport Layer Security" : protocole de sécurité, assurant la confidentialité des informations échangées entre des applications et leurs utilisateurs), certifications de l’hébergeur)
• L’ensemble des Données de la société AZ Assurances sont hébergées sur le territoire de l’Union Européenne/France.

Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ?

Conformément au RGPD et à la réglementation applicable, et sous réserve des limites posées par celles-ci, vous disposez des droits suivants :

• Droit à l’information sur le traitement de vos Données : La société AZ Assurances fera ses meilleurs efforts pour vous informer relativement à l’existence ou non des traitements des données personnelles vous concernant, ainsi que sur les conditions de leur mise en œuvre, de la manière la plus concise, transparente et aisément accessible possible ;
• Droit d’accès et de communication de vos Données : vous disposez d’un droit d’accès aux traitements de vos données personnelles qui vous concernent, en demandant communication d’une copie de ces traitements à la société AZ Assurances. Toutefois, la société AZ Assurances vous informe qu’elle ne pourra être fait droit aux demandes manifestement abusives, de par leur nombre et/ou leur caractère répétitif et/ou systématique ;
• Droit de rectification de vos Données : dans le cas où les Données vous concernant traitées par la société AZ Assurances seraient obsolètes, non conformes, incomplètes ou périmées, vous disposez du droit d’en demander la rectification ou la mise à jour ;
• Droit de vous opposer au traitement de vos Données : vous disposez du droit de vous opposer au traitement de vos Données à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière. La société AZ Assurances ne traitera plus les Données, à moins qu’elle ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Lorsque les Données sont traitées à des fins de prospection, la personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données personnelles la concernant à de telles fins de prospections, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection. Dans le cadre de notre newsletter, vous disposez d’un lien en fin d’email pour vous opposer aux traitements de vos données. Vous pouvez également vous opposer au traitement au moyen du formulaire.
• Droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données : vous disposez du droit de demander à ce que le traitement de certaines de vos Données soit temporairement gelé, dans les cas suivants :
  
  • Vous contestez l’exactitude des Données vous concernant telles quelles sont traitées par la société AZ Assurances ;
  • Lorsque la société AZ Assurances n’a plus besoin de vos Données mais que la conservation de celles-ci vous serait nécessaire ;
  • Lorsque vous vous opposez au traitement de vos Données qui serait fondé sur l’intérêt légitime de la société AZ Assurances, le temps qu’il soit procédé à l’examen de votre demande ;
  • Si vous ne souhaitez pas que la société AZ Assurances traite vos Données, sans toutefois solliciter leur effacement.
• Droit à l’effacement de vos Données : sous réserve des exceptions prévues par le RGPD et la règlement applicable en vigueur, vous disposez du droit de demander à tout moment l’effacement des Données vous concernant, et ce notamment :
  
  • Lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement initial ;
  • Lorsque vous souhaitez retirer votre consentement au traitement des Données et qu’il n’existe pas d’autre base légale justifiant le traitement ;
  • Lorsque vous considérez que ces dernières doivent être effacées en raison d’une obligation légale.
  
  Cependant, ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons pour des raisons légales ou légitimes conserver ces Données ;
• Droit à la portabilité de vos Données : lorsque le traitement de vos Données est fondé sur votre consentement et que ce traitement est effectué par des moyens automatisés, vous disposez alors de la faculté de demander le transfert de vos Données par la société AZ Assurances directement auprès d’un autre responsable de traitement, ou bien le cas échéant de recevoir lesdites Données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit de retrait du consentement : lorsque vos Données sont traitées par la société AZ Assurances sur la seule base de votre consentement, vous avez la possibilité de retirer celui-ci à tout moment afin que vos Données ne soient plus traitées par la société AZ Assurances.
  Un lien de désinscription est inclus dans chaque newsletter et email qui vous est spontanément adressé. Vous pouvez à tout moment choisir de vous désinscrire simplement en cliquant sur ce lien. Vous pouvez aussi également vous désinscrire au moyen du formulaire présent en bas de page.
  
  Votre attention est toutefois attirée sur le fait que le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et n’est pas susceptible de remettre en cause la licéïté des traitements effectués au préalable.
• Droit de décider du sort de vos Données après votre décès : vous disposez du droit d’organiser le sort de vos Données après votre décès, par la communication de directives que la société AZ Assurances s’engage à respecter, ou par la désignation d’un tiers de confiance numérique chargé de veiller à leur bonne exécution.
• Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : si malgré tout le soin apporté par la société AZ Assurances au respect de la confidentialité de vos Données et de vos droits afférents, vous estimeriez que ceux-ci ne sont pas respectés, vous disposez alors du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Formulaire de désinscription à la newsletter

Vous pouvez retirer votre consentement, ou vous opposer à la communication de la newsletter via e-mail. La société AZ Assurances vous effacera des listes de diffusion de notre newsletter.

Un lien de désinscription est inclus en bas de chaque newsletter ou e-mailing qui vous est spontanément adressé. Vous pouvez à tout moment choisir de vous désinscrire simplement en cliquant sur ce lien.

Auprès de qui et comment exercer vos droits ?

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés ci-dessus détaillés, vous pouvez contacter la société AZ Assurances par courrier à l’adresse suivante :

AZ Assurances
Protection des données personnelles
267 avenue du Prado
13008 Marseille


La société AZ Assurances vous informe que la gestion des demandes d’exercice des droits relatifs à la protection des Données implique un traitement de données spécifiquement dédié à répondre à cette demande.
En ce sens, une pièce d’identité peut être exigée s’il existe un doute sur l’identité de la personne concernée. Il est donc recommandé de joindre ce type de document à vos demandes.

Vous pouvez également adresser une demande par email au moyen du formulaire ci-dessous.

Conformément à la réglementation en vigueur, la société AZ Assurances s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un mois maximum à compter de la réception de votre demande.

Si toutefois la société AZ Assurances n’était pas en mesure de respecter ce délai, notamment en cas de complexité de la demande ou de réception d’un grand nombre de demandes, le délai de traitement pourra être étendu à deux mois. Vous serez alors informé de ce report de délai dans le mois suivant la réception de votre demande.

Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle compétente en France, directement via le site www.cnil.fr ou par courrier au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS Cedex 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont la société AZ Assurances collecte et traite vos Données.